Cómo llevar un control de ventas diarias en Excel
Un recurso de Excel Práctico · Responsable del proyecto: Jose Miguel Serrano Muñoz. Comunicar un error.
Para controlar ventas necesitas distinguir los productos de cada ticket y los pagos recibidos. En este ejercicio crearás dos registros separados y consultarás una venta por su número, sin duplicar sus cobros.
Puedes descargar la plantilla de control de ventas diarias en Excel gratis si quieres un archivo preparado. El ejercicio se hace en un libro nuevo y utiliza referencias diferentes.
1. Registra cada producto en una fila
Crea una hoja llamada Ventas. Escribe en A1:G1: Fecha, Nº venta, Producto, Cantidad, Precio, Descuento y Total. Introduce las cuatro líneas del ejemplo en las filas 2 a 5. Deja G para calcular el total.
| Fecha | Nº venta | Producto | Cantidad | Precio | Descuento | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 20/10/2026 | V-001 | Cuadernos | 2 | 5,00 | 0,00 | 10,00 |
| 20/10/2026 | V-001 | Bolígrafos | 3 | 2,00 | 1,00 | 5,00 |
| 21/10/2026 | V-002 | Carpetas | 4 | 4,00 | 0,00 | 16,00 |
| 31/10/2026 | V-003 | Agenda | 1 | 12,00 | 2,00 | 10,00 |
Da formato de fecha a A, texto a B y número con dos decimales a E:G. Utiliza el mismo número y fecha en todos los artículos de una venta. El descuento representa el importe de la línea completa.
2. Calcula el importe de cada línea
En G2 escribe y copia hasta G5:
=REDONDEAR(D2*E2-F2;2)Para los bolígrafos, 3 por 2 menos 1 da 5,00. Los cuatro resultados son 10,00; 5,00; 16,00 y 10,00. Introduce 0 si no hay descuento. Este ejercicio presupone cantidades positivas, precios no negativos y un descuento que no supera el importe de la línea.
Un descuento del 10% no se escribe como 10 en F: esta columna contiene dinero, no porcentaje. Si el precio unitario es 5 y vendes dos unidades, un descuento total de 1 se resta una sola vez a los 10 de la línea.
3. Anota cada cobro una sola vez
Crea Cobros con los encabezados de la tabla en A1:D1 y sus tres pagos en las filas 2 a 4.
| Fecha cobro | Nº venta | Forma | Importe |
|---|---|---|---|
| 20/10/2026 | V-001 | Tarjeta | 15,00 |
| 21/10/2026 | V-002 | Efectivo | 6,00 |
| 02/11/2026 | V-003 | Transferencia | 10,00 |
V-001 tiene dos productos, pero se cobra con un único pago de 15. Registrar 15 por cada producto produciría 30 cobrados, una duplicación. Si el cliente paga una parte en efectivo y otra con tarjeta, introduce dos pagos cuyos importes sumen lo realmente recibido.
4. Consulta el total de un ticket
Crea una hoja Consulta. En A1 escribe Nº venta y en B1 escribe V-001. Pon las etiquetas Vendido, Cobrado, Pendiente y Exceso en A3:A6. En B3 introduce:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas!$G$2:$G$5;Ventas!$B$2:$B$5;$B$1)La fórmula suma las líneas de G cuando su número de venta coincide con B1. Para V-001 devuelve 15,00, aunque ese número aparezca en dos filas.
5. Suma sus cobros y calcula lo pendiente
En B4 introduce:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Cobros!$D$2:$D$4;Cobros!$B$2:$B$4;$B$1)En B5, calcula la parte aún pendiente:
=MAX(REDONDEAR(B3-B4;2);0)En B6, muestra aparte cualquier cobro superior al importe vendido:
=MAX(REDONDEAR(B4-B3;2);0)Para V-001, vendido y cobrado son 15 y el pendiente es 0. Cambia B1 a V-002: vendido 16, cobrado 6 y pendiente 10. Con V-003 verás 10 vendidos y 10 cobrados, aunque sus fechas pertenezcan a meses distintos.
Estos rangos solo cubren el ejercicio. Si añades filas, amplía todos los rangos relacionados manteniendo su mismo tamaño. La plantilla descargable ya prepara 300 filas de productos y 300 cobros.
6. Distingue ventas de octubre y cobros de octubre
En A8 escribe Inicio y en B8, 01/10/2026. En A9 escribe Fin exclusivo y en B9, 01/11/2026. Para obtener las ventas de octubre, introduce en B11:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas!$G$2:$G$5;Ventas!$A$2:$A$5;">="&$B$8;Ventas!$A$2:$A$5;"<"&$B$9)El resultado es 41,00. Para obtener cobros por su fecha de recepción, escribe en B12:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Cobros!$D$2:$D$4;Cobros!$A$2:$A$4;">="&$B$8;Cobros!$A$2:$A$4;"<"&$B$9)Devuelve 21,00. El pago de V-003 es del 2 de noviembre y queda fuera. Restar 41 menos 21 da 20, pero no representa la deuda actual: después se cobraron 10 de V-003 y quedan 10 pendientes de V-002.
Ejercicio con solución: termina de cobrar V-002
Cambia Cobros D3 de 6 a 16 y consulta V-002 en B1. ¿Cuánto debe aparecer pendiente? Después cambia el pago a 20: ¿cómo se muestra el exceso?
Ver solución
Con un cobro de 16, B3 y B4 son 16, pendiente 0 y exceso 0. Con un cobro de 20, el pendiente sigue en 0 y el exceso sube a 4. No uses esos 4 para descontar automáticamente la deuda de otro ticket. Restaura el importe a 6 al terminar.
Errores que conviene evitar
- Contar productos como tickets: cuatro líneas del ejemplo son tres ventas. Para contar tickets debes identificar sus números únicos.
- Reutilizar un identificador: no asignes V-001 a una venta posterior; se sumarían juntas.
- Confundir venta con cobro: el dinero puede llegar después y en varios pagos.
- Fechas como texto: las condiciones de mes necesitan fechas numéricas de Excel.
- Usar vendido como beneficio: faltan costes y otros gastos para calcularlo.
Las fórmulas usan punto y coma. Adapta el separador si tu configuración espera comas. SUMAR.SI.CONJUNTO, REDONDEAR y MAX se llaman SUMIFS, ROUND y MAX en Excel en inglés.
Continúa con un registro preparado
La plantilla de ventas y cobros añade controles de entrada, resumen mensual y cálculo por ticket. Aprende más sobre SUMAR.SI.CONJUNTO o utiliza los filtros de Excel para consultar un número de venta concreto.