Cómo hacer un cronograma de actividades en Excel

Un recurso de Excel Práctico · Responsable del proyecto: Jose Miguel Serrano Muñoz. Comunicar un error.

Un cronograma permite ver cuándo empieza y termina cada actividad. En este tutorial crearás una tabla de tareas y un diagrama de Gantt de 14 días usando fechas y formato condicional, sin macros.

Si prefieres empezar con un archivo preparado, descarga la plantilla gratuita de cronograma con Gantt. El ejercicio de esta página se hace en una hoja nueva; sus referencias son diferentes de las del archivo descargable.

1. Prepara las actividades y sus fechas

En una hoja nueva llamada Practica, escribe en A1:F1: Actividad, Responsable, Inicio, Fin, Avance y Duración. Introduce las seis actividades de esta tabla en las filas 2 a 7; puedes asignar Ana, Luis, Ana, Marta, Equipo y Marta como responsables.

La columna Días de la tabla muestra el resultado esperado de Duración; lo calcularás en F. Introduce C y D como fechas reales de Excel, no como texto. Da formato Porcentaje a E y escribe el signo % al introducir el avance.

2. Calcula la duración incluyendo inicio y fin

En F2, introduce esta fórmula y cópiala hasta F7:

=SI(O(NO(ESNUMERO(C2));NO(ESNUMERO(D2)));"Revisar fechas";SI(D2<C2;"Revisar fechas";D2-C2+1))

D2-C2+1 cuenta ambos extremos. Por eso una tarea del 19 al 20 ocupa dos días, y una que empieza y termina el 30 ocupa uno. La fórmula avisa cuando falta una fecha numérica o cuando el fin es anterior al inicio. No excluye sábados, domingos ni festivos.

Da formato Número sin decimales a F2:F7. Si aparece una fecha en vez de 2, comprueba el formato. Las fórmulas usan punto y coma; si tu configuración espera comas, adapta el separador. En Excel en inglés, SI, O, NO y ESNUMERO son IF, OR, NOT e ISNUMBER.

3. Crea un calendario de 14 días

Deja G como separación. Escribe 19/10/2026 en H1. En I1, introduce:

=H1+1

Copia I1 hacia la derecha hasta U1. Tendrás 14 días, del 19 de octubre al 1 de noviembre. Aplica formato de fecha corto a H1:U1 y ajusta el ancho para que las fechas se lean completas. Cambiar H1 desplaza el calendario sin modificar las tareas.

4. Dibuja el Gantt con formato condicional

Selecciona H2:U7 empezando por H2. Abre Inicio → Formato condicional → Nueva regla → Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Introduce:

=Y(ESNUMERO($C2);ESNUMERO($D2);$D2>=$C2;H$1>=$C2;H$1<=$D2)

En Formato → Relleno, elige un color y acepta. Comprueba en Administrar reglas que Se aplica a sea =$H$2:$U$7. El nombre de los controles puede variar según la versión de Excel.

$C2 y $D2 fijan las columnas de inicio y fin, pero permiten cambiar la fila de actividad. H$1 fija la fila del calendario, pero permite recorrer sus columnas. Una celda se colorea cuando su fecha está entre el inicio y el fin de la actividad, incluidos los extremos. En Excel en inglés, Y es AND.

5. Comprueba el resultado

Definir el taller debe ocupar dos celdas: 19 y 20 de octubre. Reservar la sala, tres: del 20 al 22. Impartir el taller ocupa una: el 30. Revisar resultados no aparece todavía porque sus fechas, 2 y 3 de noviembre, están fuera de esta vista de 14 días.

Cambia H1 a 26/10/2026: ahora deben aparecer los días 2 y 3 de noviembre. Las actividades anteriores al 26 dejarán de verse. Esto no borra ni retrasa ninguna tarea; solo cambia las fechas mostradas.

Ejercicio: amplía una tarea y detecta una fecha incorrecta

1. Restaura H1 a 19/10/2026.
2. Cambia D3 a 24/10/2026, en Reservar la sala. Comprueba duración y barra.
3. Cambia después D3 a 19/10/2026, anterior a su inicio. Comprueba qué ocurre.

Errores habituales al crear un cronograma

La barra aparece desplazada una fila

Comprueba que la selección empiece en H2 y que la fórmula use $C2 y $D2. Si la regla empieza en otra fila, las referencias relativas deben corresponder a su primera celda.

Una fecha parece correcta, pero no se colorea

Puede estar almacenada como texto. Prueba ESNUMERO con esa celda en un lugar libre: debe devolver VERDADERO. Reintroduce la fecha y comprueba el intervalo visible.

¿El porcentaje cambia la longitud de la barra?

En este ejercicio no: la barra representa las fechas planificadas. El avance se registra como información aparte. La plantilla descargable añade colores según el porcentaje y avisos de atraso, pero tampoco acorta la barra según el trabajo realizado.

Cuándo utilizar una plantilla más completa

Para un proyecto pequeño, este ejercicio enseña la relación entre tareas y calendario. Si necesitas 40 actividades, filtros, controles de entrada y avisos de fechas, utiliza la plantilla de cronograma de actividades en Excel gratis. Ninguna de estas opciones calcula automáticamente dependencias o disponibilidad de personas.

Continúa practicando

• Formato condicional en Excel: aplica avisos visuales a otros datos.
• Calcular días entre fechas: distingue la resta de fechas del recuento inclusivo.
• Referencias relativas y absolutas: comprende los signos $ al copiar fórmulas.