Cómo calcular horas trabajadas en Excel

Resta entrada y salida, descuenta los descansos y suma duraciones sin perder las horas que superan un día completo.

Prepara los datos

Escribe los encabezados Turno, Entrada, Salida, Descanso (min), Duración y Horas decimales en A1:F1. Completa estas dos filas:

Introduce las horas como horas reconocidas por Excel y el descanso como un número de minutos. No escribas «30 min» en la celda destinada al cálculo.

1. Calcula la duración

Para el turno diurno, la resta =C2-B2 obtiene el tiempo entre entrada y salida. Excel representa las horas como fracciones de un día: 12 horas equivalen a 0,5.

Si la salida ocurre al día siguiente, la resta simple sería negativa. Para un turno de menos de 24 horas, utiliza en E2:

=RESIDUO(C2-B2;1)-D2/1440

RESIDUO permite interpretar una salida anterior como el día siguiente. Dividir el descanso entre 1440, los minutos de un día, lo convierte a la misma unidad. Copia la fórmula a E3.

2. Muestra horas y minutos

Selecciona E2:E4 y aplica el formato personalizado [h]:mm. El primer resultado debe ser 8:00 y el segundo 7:30.

Los corchetes permiten mostrar duraciones acumuladas superiores a 24 horas. Con el formato hh:mm, un total de 30 horas puede mostrarse como 06:00: el valor no desaparece, pero su presentación resulta engañosa para un registro de tiempo.

3. Convierte a horas decimales

En F2, multiplica la duración por 24 y copia a F3:

=E2*24

Aplica un formato numérico como 0,00 desde el menú de tu aplicación. Los resultados son 8 y 7,5. Media hora es 0,5 horas; no equivale a 0,30.

4. Suma el tiempo trabajado

En E4 y F4, suma las dos filas:

=SUMA(E2:E3)
=SUMA(F2:F3)

El total es 15:30 en E4 o 15,5 horas en F4. Ambas celdas expresan la misma duración con formatos distintos.

Practica cambiando el descanso

Cambia el descanso del turno nocturno de 30 a 60 minutos. ¿Qué duración y total obtienes?

Comprueba los datos antes de sumar

• Entrada igual a salida: esta fórmula devuelve cero; no permite distinguir cero horas de un turno de 24. Revisa ese caso.
• Descanso excesivo: no puede superar la duración del turno.
• Hora escrita como texto: cambiar el formato no siempre convierte el texto en una hora válida.
• Salida anterior por error: RESIDUO la interpreta como día siguiente. Confirma que el turno sea realmente nocturno.

Consulta una semana con la plantilla

La plantilla añade fechas y suma los turnos válidos cuya fecha de entrada esté entre el lunes seleccionado y el lunes siguiente, sin incluir este último. Los turnos nocturnos se asignan íntegramente al día en que comienzan.

Ver plantilla de registro de horas