Cómo hacer un cuadrante de turnos de trabajo en Excel
Crea un cuadrante de turnos en Excel, calcula horas previstas y revisa la cobertura diaria. Ejemplo resuelto y plantilla mensual gratis para descargar.
Un cuadrante muestra qué turno tiene cada persona en cada fecha. Vamos a construir un ejemplo semanal con cinco empleados y a comprobar dos cosas distintas: las horas previstas por persona y el número de personas por turno. Después podrás usar la plantilla mensual preparada.
Trabaja en una hoja nueva llamada Practica. Las coordenadas de esta lección corresponden a esa hoja; la plantilla descargable tiene otra distribución y sus fórmulas ya están preparadas. No pegues las fórmulas del ejercicio sobre las de la plantilla.
Índice de contenidos · 12 apartados
1. Prepara los empleados y los días
Escribe los encabezados en A1:H1 y los cinco empleados en A2:A6. Introduce fechas reales del 1 al 7 de febrero de 2027 en B1:H1. Puedes darles formato de fecha para mostrar el día y el mes. Rellena B2:H6 con este ejemplo ficticio:
| Empleado | 1 feb | 2 feb | 3 feb | 4 feb | 5 feb | 6 feb | 7 feb |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana | M | M | L | T | T | L | N |
| Luis | M | L | M | M | L | T | T |
| Marta | T | T | T | L | M | M | L |
| Pablo | N | N | N | N | L | L | M |
| Sara | L | M | L | T | N | N | T |
Los códigos significan M: mañana, T: tarde, N: noche, L: libre y V: vacaciones. Escribe V cuando corresponda, aunque no se utilice en esta semana de ejemplo. Una celda vacía significa sin asignar, no un día libre. El ejemplo sirve para practicar cálculos; no es una recomendación de rotación de personal.
2. Define las horas de cada turno
En K1:L1 escribe Código y Horas previstas. Introduce estos valores en K2:L6:
| Código | Horas previstas |
|---|---|
| M | 8 |
| T | 8 |
| N | 8 |
| L | 0 |
| V | 0 |
Son duraciones en horas decimales: 7,5 equivale a siete horas y media. No introduzcas 08:00 en estas celdas. L y V se cuentan como cero horas previstas en este ejercicio. Si tu equipo utiliza turnos con duraciones diferentes dentro de un mismo código, necesitarás un registro más detallado.
3. Usa una lista desplegable para los códigos
Selecciona B2:H6 y abre Datos → Validación de datos → Lista. Como origen, utiliza =$K$2:$K$6. En las opciones de error, activa una alerta de tipo Detener para impedir códigos distintos cuando se escriban directamente. Los nombres de los controles pueden variar según la versión de Excel.
Consulta la guía para crear listas desplegables si necesitas ver el proceso completo. Después de pegar datos, revisa los códigos: pegar puede eludir la validación. Evita espacios añadidos y no sustituyas M por la palabra Mañana.
4. Calcula las horas previstas por empleado
Escribe Horas previstas en I1. En I2, introduce esta fórmula y cópiala hasta I6:
=CONTAR.SI(B2:H2;"M")*$L$2+CONTAR.SI(B2:H2;"T")*$L$3+CONTAR.SI(B2:H2;"N")*$L$4CONTAR.SI cuenta cuántas veces aparece cada código en la fila. El resultado se multiplica por su duración; las referencias $L$2, $L$3 y $L$4 permanecen fijas al copiar hacia abajo. L, V y celdas vacías no añaden horas.
Ana tiene dos M, dos T y un N: 2 × 8 + 2 × 8 + 1 × 8 = 40 horas previstas. Los otros cuatro empleados también tienen cinco turnos de ocho horas y suman 40. No uses esta coincidencia para dar por buena la cobertura: sumar horas no garantiza que haya personal suficiente cada día.
Estas fórmulas no avisan de todos los datos incorrectos. Un código no reconocido queda fuera de la suma y puede reducir el total sin mostrar un error. Revisa la lista de códigos antes de utilizar los resultados. Los ejemplos emplean punto y coma; adapta el separador si tu Excel utiliza comas. En inglés, CONTAR.SI se llama COUNTIF.
5. Comprueba cuántas personas cubren cada turno
Escribe M, T y N en A10:A12. En B10, cuenta las mañanas del 1 de febrero:
=CONTAR.SI(B$2:B$6;$A10)Copia B10 hasta H10 y después copia B10:H10 hasta B12:H12. Las filas 2:6 permanecen fijas; la columna cambia al avanzar de día. El código se lee siempre en la columna A y cambia de fila para contar M, T o N.
Escribe Mínimo en J9 y estos umbrales en J10:J12: dos para M, uno para T y uno para N. Para el primer día, los resultados son:
| Turno | Asignados el 1 feb | Mínimo |
|---|---|---|
| M | 2 | 2 |
| T | 1 | 1 |
| N | 1 | 1 |
En B14, introduce el aviso y copia hasta H14:
=SI(Y(B10>=$J$10;B11>=$J$11;B12>=$J$12);"Mínimos cubiertos";"Falta cobertura")El 1 y el 2 de febrero muestran Mínimos cubiertos. Del 3 al 7 aparece Falta cobertura, porque solo hay una mañana asignada cuando has pedido dos. Esto sucede aunque cada empleado tenga 40 horas previstas.
El aviso compara cantidades de personas por código. No comprueba solapamientos por hora, funciones de cada empleado ni disponibilidad. Una fila vacía o un código desconocido tampoco se cuenta como personal asignado.
6. Detecta días que todavía no has asignado
Escribe Sin asignar en J1 y, en J2, cuenta las celdas vacías de Ana. Copia hasta J6:
=CONTAR.BLANCO(B2:H2)Con el ejemplo completo devuelve 0. Si borras H2, devuelve 1 y las horas previstas de Ana bajan a 32. La fórmula solo cuenta huecos; no considera un código incorrecto como vacío. Restablece N en H2 al terminar.
Para distinguir turnos visualmente, puedes aplicar formato condicional a B2:H6 con un color por código. Conserva las letras visibles: los colores por sí solos no sustituyen los datos.
7. Ejercicio: cambia un turno y una duración
Primero guarda una copia. Cambia B2 de M a T, moviendo a Ana de mañana a tarde el 1 de febrero. Comprueba su total en I2 y la cobertura del día en B10:B14.
Ver la solución del cambio de turno
Ana conserva 40 horas, porque M y T duran ocho horas. B10 baja de 2 a 1, B11 sube de 1 a 2 y B12 sigue en 1. B14 muestra Falta cobertura por no alcanzar el mínimo de mañana. Restablece M en B2.
Ahora cambia L2 de 8 a 6, reduciendo la duración de mañana. No cambies los códigos.
Ver la solución del cambio de duración
Ana pasa a 36 horas previstas: dos mañanas de seis horas, dos tardes de ocho y una noche de ocho. Los recuentos de personas y los avisos de cobertura no cambian. Restablece 8 en L2.
8. Pasa a un cuadrante mensual preparado
La plantilla de turnos de trabajo en Excel gratis prepara el mes completo para hasta 20 empleados, con hojas Cuadrante, Cobertura, Configuracion y Guia. Incluye controles de códigos, identificadores y columnas fuera del mes que no hemos desarrollado en el ejemplo semanal.
- En Configuracion B4:B5, elige año y mes.
- Define los mínimos en B9:B11 y las duraciones en C15:C17.
- En Cuadrante A5:B24, introduce IDs únicos y nombres.
- Asigna códigos en C5:AG24, únicamente en columnas con fecha.
- Revisa AH:AK y la hoja Cobertura antes de utilizar el plan.
En la plantilla, una fila con aviso queda fuera del recuento de cobertura de todos los días hasta que se corrige. Consulta la ficha para interpretar esa revisión. Guarda una copia fechada antes de cambiar el mes y limpia los códigos anteriores en la copia nueva; cambiar el calendario no conserva un historial mensual.
Descarga la plantilla mensual de turnos
El archivo tiene sus propias instrucciones y un ejemplo parcial de tres días. No contiene la semana de esta lección. Para practicar el ejemplo semanal, crea la hoja Practica siguiendo los pasos anteriores.
Descargar cuadrante de turnos gratisXLSX · Sin macros · Datos ficticios
Qué debes revisar antes de utilizar el horario
- Planificación frente a asistencia: las horas asignadas no acreditan horas trabajadas. Para registrar entradas, salidas y descansos reales, utiliza el control de horas trabajadas.
- Turnos nocturnos: asigna el código N al día acordado en tu planificación. Este modelo no reparte la duración entre dos fechas.
- Necesidades del equipo: confirma puestos, disponibilidad y mínimos adecuados; el archivo no decide por ti.
- Meses cortos: no escribas códigos en días sin fecha en el cuadrante mensual.
La hoja no verifica descansos legales, convenios ni cumplimiento laboral. Tampoco genera rotaciones automáticamente. En móvil puedes leer la guía, copiar las fórmulas y descargar el archivo; la edición de listas, formatos y hojas depende de tu aplicación. La plantilla mensual todavía tiene pendiente su prueba en Microsoft Excel de escritorio.