Cómo crear listas desplegables en Excel para evitar estados distintos
Prepara una lista de estados permitidos, úsala en varias filas y revisa cómo impedir entradas escritas por error.
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Para qué sirve una lista desplegable
Si cada persona escribe un estado diferente, un filtro puede separar Pendiente, pendiente con espacios y Por recibir. Una lista ayuda a elegir términos consistentes. La validación controla entradas; no calcula si un pedido está realmente recibido.
Prepara el ejercicio
En Practica hay tres pedidos en A5:A7 y las celdas B5:B7 para sus estados. Los valores permitidos están en E5:E7:
| Celda | Estado |
|---|---|
| E5 | Pendiente |
| E6 | Parcial |
| E7 | Recibido |
Mantén una única opción por celda, sin encabezado dentro del rango ni filas vacías entre opciones. Puedes cambiar el vocabulario según tu trabajo, pero revisa las fórmulas que dependan de esos textos.
Crea la validación
- Selecciona B5:B7.
- Abre Datos → Validación de datos. En Permitir selecciona Lista.
- En Origen escribe
=$E$5:$E$7o selecciona ese rango. Activa la opción de mostrar la lista desplegable en la celda. - En la pestaña de alerta de error, activa la alerta y elige el estilo Detener. Añade un mensaje como «Selecciona un estado de la lista».
- Acepta y prueba la flecha de B5. Elige Pendiente y repite con las otras filas.
Los nombres de los controles pueden variar según la versión. Si la validación no se puede modificar, revisa si la hoja está protegida.
Ejercicio: completa y prueba una entrada inválida
Selecciona Pendiente en B5, Parcial en B6 y Recibido en B7. Después intenta escribir manualmente «En camino» en B5.
Ver solución
Los tres estados elegidos pertenecen al rango E5:E7. Con la alerta Detener activada, Excel debe rechazar «En camino» como entrada manual. Cancela el cambio para conservar Pendiente. La hoja Solucion incluye la lista configurada y los tres estados de ejemplo.
Ampliar las opciones
Si añades Cancelado en E8, el origen fijo E5:E7 todavía no lo incluye. Modifica el origen a =$E$5:$E$8 en todas las celdas afectadas. Ampliar la lista de origen no amplía automáticamente un rango fijo.
Para una lista que vaya a crecer, puedes preparar el origen como tabla y configurar la validación conforme a las opciones de tu versión. Este ejercicio usa un rango fijo de tres opciones para que puedas comprobarlo fácilmente.
Errores y límites
- La flecha no aparece: selecciona la celda y revisa que la lista en celda esté activada.
- Aparece una opción vacía: comprueba las celdas incluidas en el origen.
- Se admite cualquier texto: revisa la alerta y su estilo. Advertencia e Información permiten continuar en situaciones en las que Detener rechaza la entrada.
- Datos pegados: no confíes en la validación como protección completa. Copiar o pegar datos puede introducir valores inválidos o sustituir la configuración.
- Registros antiguos: crear una validación no convierte automáticamente los textos ya existentes. Revísalos antes de usar filtros o recuentos.
Comprueba una entrada válida y otra inválida en una copia. Una lista desplegable tampoco impide dejar la celda vacía si tu configuración permite omitir blancos.
Los ejemplos usan nombres de funciones en español y punto y coma. Si tu configuración espera comas o nombres en otro idioma, adapta la fórmula.
Descarga la práctica y su solución
El archivo contiene Practica para realizar el ejercicio y Solucion para comparar. Las fórmulas y los resultados originales se han comprobado con el motor de hojas disponible. La prueba en Excel de escritorio sigue pendiente.
Descargar ejercicio ExcelXLSX gratuito · Sin macros · Datos ficticios