Plantilla de vacaciones en Excel gratis: calendario y días pendientes

Organiza las vacaciones de un equipo con un calendario mensual, solicitudes y saldo por empleado. Elige días naturales o laborables y configura descansos y festivos.

Qué incluye y para quién sirve

La plantilla está pensada para equipos pequeños que comparten el mismo calendario semanal de trabajo y los mismos festivos. Cada empleado tiene un ID, un nombre y un cupo anual que introduces tú. El resumen distingue días aprobados, pendientes y saldo restante.

Las solicitudes pueden estar Pendiente, Aprobada o Cancelada. Solo las aprobadas descuentan saldo. Una aprobación futura también reserva días: el contador Aprobados no significa que esas vacaciones ya se hayan disfrutado.

El archivo utiliza un calendario común. Si cada persona tiene turnos rotativos, distintos descansos o diferentes festivos, este modelo no calcula esos calendarios individuales.

Vista previa del resumen y el calendario

Qué celdas puedes editar

Amarillo identifica entradas editables. Conserva las fórmulas de Resumen D:H, Solicitudes G:I, Configuracion A:C desde la fila 10 y G10:G39, y el calendario mensual A9:E39. La hoja Guia explica el uso dentro del propio archivo.

Configura días naturales, laborables y festivos

1. Guarda una copia. En Configuracion B4, elige el año.
2. Selecciona Naturales si quieres contar todos los días entre las dos fechas, o Laborables para excluir descansos y festivos.
3. En B6:H6, escribe siete valores, de lunes a domingo. El ejemplo usa 0, 0, 0, 0, 0, 1, 1: descansa sábado y domingo. Puedes cambiar ese patrón.
4. Introduce los festivos reales del equipo en E10:E39, como fechas sin hora. Sustituye el festivo ficticio del ejemplo. Revisa G si aparece Revisar fecha.
5. Comprueba que B7 muestra OK. Si hay un ajuste inválido, los cálculos que dependen de él se bloquean hasta corregirlo.

Las fechas inicial y final se incluyen. Si una solicitud empieza y termina el mismo día, contará uno o cero según el criterio y el calendario. Los festivos repetidos no descuentan dos veces el mismo día. El archivo no incorpora un calendario oficial de festivos.

Registra empleados y solicitudes

En Resumen, utiliza un ID estable como EMP-01 y evita duplicados. Introduce el cupo anual que corresponda a tu organización; el archivo no determina ese derecho. Después registra una fila por periodo en Solicitudes, con el mismo ID.

Usa cantidades enteras y fechas reales. No admite medias jornadas ni fechas con horas. Todas las solicitudes deben quedar dentro del año elegido. Si un periodo cruza el 31 de diciembre, divídelo entre los archivos de cada año y asigna los cupos correspondientes.

Ejemplo resuelto: vacaciones de Ana

El archivo abre con el año 2027, cómputo Laborables y descanso sábado y domingo. Ana tiene un cupo ficticio de 22 días. Su solicitud aprobada va del 1 al 5 de febrero; el 3 de febrero figura como festivo ficticio para practicar.

Si cambias el criterio a Naturales, el primer periodo cuenta cinco días y el saldo pasa a 17. Son datos de ejemplo, no una propuesta de cupo o de festivos para tu empresa.

Practica un cambio de estado

En una copia, mantén el criterio Laborables. Cambia Solicitudes D6 de Pendiente a Aprobada, conservando el resto.

Qué significan los avisos y solapes

• Revisar datos: falta información o el estado no coincide con los permitidos.
• Revisar fechas: fechas invertidas, con hora o fuera del año seleccionado.
• Revisar ID empleado: el ID no existe exactamente una vez en Resumen.
• Solape: revisar: dos periodos no cancelados del mismo empleado comparten al menos una fecha. El saldo del empleado muestra Revisar para evitar presentar una suma duplicada como válida.
• Saldo negativo: los días aprobados superan el cupo introducido; revisa cupo y solicitudes.

Para probar el solape, cambia el inicio de la solicitud de la fila 6 al 4 de febrero. Ambas solicitudes de Ana mostrarán Solape: revisar. Restablece el 8 de febrero para resolverlo. La comprobación considera fechas de calendario, incluso descansos y festivos.

El aviso no decide si pueden coincidir dos personas distintas. No comprueba cobertura mínima, departamentos ni disponibilidad del equipo. El contador Solicitudes a revisar cuenta filas con problemas; un solape entre dos filas puede señalar ambas.

Cómo leer el calendario mensual

Elige mes e ID en Calendario. La vista muestra cada fecha, si es computable y cuántas solicitudes aprobadas o pendientes incluyen ese día. Computable vale 1 si el día descuenta y 0 si no. Las columnas Aprobadas y Pendientes cuentan solicitudes, no días consumidos: pueden marcar un festivo dentro de un periodo aunque ese día no descuente.

Los colores destacan solicitudes aprobadas y pendientes. Revisa antes los avisos del registro y el resumen; esta vista no corrige periodos duplicados ni muestra a todo el equipo simultáneamente.

Empezar sin los ejemplos y reutilizar otro año

Borra únicamente Resumen A9:C10, Solicitudes A5:E7 y Configuracion E10:F10. Conserva fórmulas, encabezados y listas. Configura el año, los festivos y el cupo antes de introducir periodos.

Guarda un archivo por año. Al preparar el siguiente, cambia el año y reemplaza festivos y solicitudes: no basta con modificar B4 dejando fechas antiguas. Las fechas fuera del año mostrarán avisos. Los saldos no se arrastran automáticamente.

Compatibilidad y límites

Formato XLSX sin macros, con fórmulas convencionales e instrucciones para Excel de escritorio. Desde el móvil puedes consultar la ficha y descargar el archivo; la edición, listas y colores dependen de la aplicación. No se ha verificado en todas las versiones ni en otras aplicaciones.

Los rangos están preparados para 30 empleados, 200 solicitudes y 30 festivos. Ampliarlos exige revisar fórmulas y validaciones. Pegar datos puede eludir listas; consulta las columnas de revisión después de hacerlo.

La plantilla organiza cantidades y fechas introducidas por ti. No calcula cupos legales, antigüedad, incorporaciones a mitad de año, prorrateos, arrastres ni turnos individuales. Verifica el criterio aplicable antes de usar los saldos para decisiones.

Preguntas frecuentes

Descarga la plantilla de control de vacaciones

Cálculos comprobados con el motor de creación: cambios de estado, festivo del ejemplo, solapes, fechas, cupo cero, año bisiesto y última fila preparada. Vistas de las cinco hojas revisadas. Prueba en Microsoft Excel de escritorio pendiente.

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