Plantilla de recuento físico de inventario en Excel gratis
Compara el stock registrado con las unidades que has contado. Descarga una hoja de recuento para 100 artículos, con diferencias, avisos de datos y seguimiento de lo que sigue pendiente.
El archivo es independiente del inventario de entradas y salidas. Te ayuda a documentar una revisión a una fecha de corte y en una ubicación. No modifica automáticamente el inventario ni convierte una diferencia en un ajuste aprobado.
Índice de contenidos · 12 apartados
Qué incluye la plantilla
- Recuento: 100 filas preparadas, filtros, datos de fecha y ubicación, responsable y observaciones.
- Guia: instrucciones para introducir datos, interpretar avisos y retirar los ejemplos.
- Diferencia por artículo: cantidad contada menos stock teórico, solo cuando los datos requeridos son válidos.
- Contadores: artículos que coinciden, presentan diferencia, siguen pendientes o requieren revisar los datos.
No se suman unidades de productos distintos. Una caja, un sobre y un kilogramo no forman un total comparable. Los contadores de la fila 6 muestran artículos, no unidades.
Vista previa del recuento
Qué celdas puedes editar
| Hoja | Celdas | Contenido |
|---|---|---|
| Recuento | B4 | Fecha de corte |
| Recuento | B5 | Responsable del recuento |
| Recuento | E4 | Una ubicación para el archivo |
| Recuento | A10:E109 | SKU, artículo, unidad, stock teórico y contado |
| Recuento | H10:H109 | Observaciones y comprobaciones |
Conserva las fórmulas de F10:G109 y los contadores B6, D6, F6 y H6. La capacidad es de 100 artículos: añadir datos después de la fila 109 no amplía fórmulas, validaciones ni contadores automáticamente.
Empieza el recuento en cinco pasos
- Guarda una copia y define fecha de corte, ubicación y responsable.
- Copia SKU, nombre, unidad y stock teórico a A:D como valores, conservando una copia del origen.
- Cuenta físicamente cada artículo en esa misma unidad y escribe el resultado en E.
- Revisa Estado y vuelve a contar las diferencias. Anota lo comprobado en H.
- Conserva el archivo de esa fecha. Documenta cualquier ajuste posterior en tu sistema de inventario, con su motivo.
Deja Contado vacío si todavía no has contado. Escribe 0 únicamente cuando confirmes que hay cero unidades. Se admiten números no negativos y cantidades decimales si la unidad lo requiere. El formato muestra dos decimales.
Ejemplo resuelto: cajas, sobres y bolsas
| SKU | Teórico | Contado | Diferencia | Estado |
|---|---|---|---|---|
| CAJ-01 | 5 | 4 | -1 | Diferencia |
| SOB-01 | 45 | 45 | 0 | Coincide |
| ETQ-01 | 0 | Vacío | Vacío | Pendiente de contar |
| BOL-01 | 12 | 0 | -12 | Diferencia |
La diferencia se calcula como Contado − Stock teórico. Un valor negativo significa que has contado menos que lo registrado; uno positivo, más. No demuestra por sí solo una pérdida, una entrada sin registrar ni otro motivo concreto.
En el ejemplo inicial hay 1 artículo que coincide, 2 con diferencias, 1 pendiente y 0 con datos a revisar. El cero escrito en bolsas es un recuento válido; el vacío de etiquetas sigue pendiente aunque su stock teórico sea cero.
Qué significan los avisos
| Estado | Qué revisar |
|---|---|
| Pendiente de contar | Falta introducir el recuento físico. |
| Revisar identificación | Falta SKU, artículo o unidad. |
| SKU repetido | El código aparece más de una vez en las filas preparadas. |
| Revisar stock teórico | Falta un número válido no negativo en D. |
| Revisar recuento | La cantidad contada no es numérica o es negativa. |
| Diferencia | Datos válidos, pero las cantidades no coinciden. |
| Coincide | Las dos cantidades válidas son iguales. |
Los avisos de identificación y datos dejan la diferencia vacía. Corrígelos antes de interpretar el recuento. Una fila completamente vacía queda sin estado. Los filtros no cambian los contadores: revisa toda la tabla, incluidas las filas ocultas.
Practica con la plantilla descargada
Trabaja sobre una copia y realiza estos cambios en orden:
- Cambia E10 de 4 a 5: F10 pasa a 0, Coinciden sube a 2 y Diferencias baja a 1.
- Escribe 0 en E12: etiquetas pasa de pendiente a Coincide. Hay 3 coincidencias, 1 diferencia y ningún pendiente.
- Escribe 12 en E13: ahora los cuatro artículos coinciden y no hay diferencias.
Estos cambios son pruebas del archivo, no instrucciones para sustituir un recuento real por el stock esperado. Para recuperar el ejemplo, vuelve a E10 = 4, E12 vacío y E13 = 0.
Cómo usarlo con nuestro inventario de entradas y salidas
En la plantilla de inventario puedes copiar SKU, artículo y unidad de Inventario A:C y el stock actual de H. Pégalos como valores en las columnas correspondientes de Recuento. No copies las columnas A:D sin comprobarlas: la D del inventario es el stock inicial, no el actual.
El inventario suma sus movimientos y no aplica un corte de fecha a ese stock actual. Comprueba que el dato copiado corresponda al instante del recuento. Si entran o salen productos mientras cuentas, documenta esos movimientos y evita comparar momentos distintos.
La guía para hacer un recuento físico en Excel explica cómo interpretar las diferencias y qué revisar antes de registrarlas. No cambies el stock inicial ni sobrescribas fórmulas para forzar una coincidencia.
Empezar sin ejemplos y límites
Para empezar, vacía A10:E13 y H10:H13; conserva F:G. Reutiliza una copia por fecha y ubicación, con un SKU por fila y una unidad consistente. Si tienes el mismo SKU en varias ubicaciones, usa archivos separados para este modelo.
La plantilla no importa códigos de barras, no distingue lotes o caducidades, no valora económicamente las diferencias y no aprueba ajustes. Tampoco detecta movimientos posteriores a la fecha de corte. Las validaciones ayudan al escribir; revisa después de pegar datos.
Puedes descargar desde móvil u ordenador. La edición y los filtros dependen de tu aplicación. Se han probado cálculos y casos límite con el motor de creación y se han revisado las dos hojas renderizadas; la prueba en Microsoft Excel de escritorio sigue pendiente.
Preguntas frecuentes
¿El archivo actualiza automáticamente mi inventario?
No. Documenta la comparación. Debes comprobar y registrar por separado cualquier ajuste autorizado.
¿Puedo dejar Contado vacío si no encuentro unidades?
Vacío significa pendiente. Si has contado y confirmado que no hay unidades, escribe 0.
¿Una diferencia negativa significa que se ha perdido mercancía?
No necesariamente. Revisa fechas, unidades, movimientos y el propio recuento antes de concluir el motivo.
¿La descarga requiere registro o pago?
No. Es directa, gratuita y en formato XLSX sin macros.
Descarga y prepara tu recuento
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