Cómo hacer un recuento físico de inventario en Excel

Compara el stock teórico con las unidades contadas, interpreta sobrantes y faltantes y revisa las diferencias antes de ajustar el inventario. Incluye un ejercicio y plantilla gratuita.

Un registro de entradas y salidas calcula las existencias según sus movimientos. Un recuento físico comprueba lo que hay realmente en una ubicación y en un momento. El resultado sirve para investigar discrepancias; no identifica automáticamente su causa.

1. Fija fecha, ubicación y unidad

Antes de contar, guarda una copia del registro y fija el momento de corte. Evita movimientos durante el recuento o documenta cuáles entran y salen para comparar el mismo instante. Una entrega posterior no debe alterar la referencia con la que comparaste el recuento anterior.

Usa una sola unidad por artículo. Si el stock teórico dice 5 cajas, contar 40 unidades sueltas sin convertirlas no permite restar 40 − 5. Si trabajas en varios almacenes, prepara una referencia y un recuento para la misma ubicación.

2. Toma una copia del stock teórico

El stock teórico debe quedar como una referencia fija de ese corte. Copia los resultados como valores en lugar de enlazarlos a una fórmula que seguirá cambiando. Conserva la copia del origen.

Si utilizas nuestro inventario, copia de Inventario A:C para SKU, artículo y unidad, y H para stock actual. El stock inicial de D no equivale al actual. Además, ese archivo no filtra movimientos por la fecha de corte: comprueba qué operaciones incluye antes de utilizar su resultado.

3. Calcula la diferencia y conserva los pendientes

Para entender las fórmulas, crea un libro nuevo. En A9:E9 escribe SKU, Artículo, Unidad, Stock teórico y Contado. En A10:E10 introduce CAJ-01, Cajas, cajas, 5 y 4. Reserva F para Diferencia y G para Estado.

Con identificadores completos y cantidades válidas no negativas, en F10 puedes escribir:

=SI(ESBLANCO(E10);"";E10-D10)

En G10, muestra un estado:

=SI(ESBLANCO(E10);"Pendiente de contar";SI(E10=D10;"Coincide";"Diferencia"))

ESBLANCO conserva la distinción entre una celda vacía y un cero escrito. Este ejemplo sencillo no revisa SKU duplicados ni cantidades inválidas. La plantilla descargable añade esas comprobaciones y usa fórmulas diferentes; no reemplaces sus columnas F:G por estas dos fórmulas didácticas.

4. Interpreta el signo antes de actuar

Un faltante puede deberse a un movimiento sin registrar, una unidad incorrecta, un error de transcripción o un recuento incompleto. Un sobrante puede tener causas parecidas. La diferencia es una señal para revisar, no una explicación.

No sumes diferencias de unidades incompatibles. Dos cajas menos y tres kilogramos más no equivalen a una unidad de sobrante. La plantilla resume artículos por estado sin sumar esas cantidades.

5. Ejercicio resuelto: vuelve a contar las cajas

Con D10 = 5 y E10 = 4, la diferencia es −1 y el estado es Diferencia. Comprueba estos cambios, uno después de otro:

1. Recuentas y confirmas 5 cajas: escribe 5 en E10. F10 da 0 y G10, Coincide.
2. Confirma ahora 0 para comprobar la fórmula: E10 = 0 produce −5 y Diferencia.
3. Vacía E10: la diferencia queda vacía y el estado pasa a Pendiente de contar.

Restaura E10 a 4 para volver al ejemplo inicial. En un recuento real no cambies el resultado solo para que coincida con el registro; conserva el dato comprobado y documenta las revisiones.

6. Documenta las diferencias y cualquier ajuste

Vuelve a contar el artículo, revisa la unidad y comprueba sus entradas y salidas. Anota quién revisó, cuándo y qué justificante o movimiento explica la diferencia. Si se confirma un ajuste, regístralo con su motivo en tu procedimiento de inventario.

No sobrescribas el stock actual calculado ni cambies el stock inicial para cuadrar una diferencia de hoy. Eso puede ocultar el origen y cambiar el historial. La plantilla de recuento no se conecta automáticamente al archivo de inventario ni registra ajustes en él.

Una fila que coincide solo confirma la igualdad de dos cantidades introducidas. No prueba que el producto sea el correcto, que no falten ubicaciones o que todos los movimientos estén registrados.

7. Utiliza la hoja de recuento preparada

La plantilla de recuento físico tiene 100 filas preparadas y dos hojas. Introduce fecha en B4, responsable en B5 y ubicación en E4. Edita A10:E109 y H10:H109, y conserva las fórmulas de F:G y los contadores de la fila 6.

El archivo incluye un ejemplo con cajas, sobres, etiquetas pendientes y bolsas contadas a cero. Comprueba cada aviso y consulta la hoja Guia para empezar sin los ejemplos. No incluye lotes, valoración económica ni captura de códigos de barras.

La guía puede leerse y las fórmulas pueden copiarse desde móvil u ordenador. La edición depende de tu aplicación. Los ejemplos utilizan punto y coma; adapta el separador si tu Excel espera comas. SI es IF y ESBLANCO es ISBLANK en inglés.

Las fórmulas del archivo se han recalculado y se han probado casos de cero, vacío, datos inválidos, códigos repetidos y la última fila preparada. Las dos hojas se han revisado renderizadas. La prueba en Microsoft Excel de escritorio sigue pendiente; no se ha realizado una nueva revisión visual de la web en navegador.