Cómo hacer un inventario en Excel con entradas y salidas

Crea un inventario en Excel, suma entradas y salidas por producto y configura avisos de stock mínimo. Ejemplo resuelto y plantilla gratis para descargar.

El stock de un producto se obtiene sumando las entradas a la cantidad inicial y restando las salidas. Para controlar varios artículos, cada operación debe estar asociada al producto correcto. Vamos a preparar dos hojas y utilizar SUMAR.SI.CONJUNTO para separar tanto el código del artículo como el tipo de movimiento.

Crea un libro nuevo con las hojas Productos y Movimientos. Este es un ejercicio para construir las fórmulas. La plantilla descargable tiene una hoja llamada Inventario y sus cálculos ya preparados; no pegues las fórmulas de esta práctica sobre las de la plantilla.

1. Define los productos y el stock de partida

En Productos, escribe en A1:E1 los encabezados SKU, Artículo, Unidad, Stock inicial y Stock mínimo. Introduce estos dos artículos ficticios en A2:E3:

SKU es el código del artículo. Mantén una única fila por código y usa ese mismo código en cada movimiento. No utilices el nombre como identificador si puede cambiar o repetirse.

El stock inicial es lo que tienes antes de empezar el registro. No lo vuelvas a introducir como una entrada, porque se sumaría dos veces. El stock mínimo es el umbral que tú eliges para revisar la reposición; el archivo no decide cuál debe ser.

Usa una sola unidad por SKU. Si cuentas cajas, no registres después unidades sueltas como si fueran cajas: conviértelas antes o utiliza otro código cuando corresponda.

2. Registra una fila por entrada o salida

En Movimientos, escribe en A1:E1: Fecha, SKU, Tipo, Cantidad y Referencia. Añade estos datos en A2:E5:

Introduce fechas reales y cantidades numéricas mayores que cero. El tipo Entrada o Salida decide qué operación se suma o se resta; una salida de 45 se escribe como 45, no como −45.

Selecciona Entrada y Salida mediante una lista desplegable si quieres reducir errores de escritura. La referencia permite localizar la operación después. No registres dos veces la misma entrega por haberla recibido desde dos fuentes.

3. Suma las entradas de cada producto

En Productos, añade los encabezados Entradas en F1, Salidas en G1, Stock actual en H1 y Aviso en I1. En F2, escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D$2:$D$101;Movimientos!$B$2:$B$101;A2;Movimientos!$C$2:$C$101;"Entrada")

La fórmula suma Cantidad en la columna D de Movimientos cuando el SKU de la columna B coincide con Productos A2 y el tipo de la columna C es Entrada. Para CAJ-01 devuelve 30; los diez sobres quedan fuera porque tienen otro SKU.

Los rangos están fijados con $. Al copiar a F3, A2 se convierte en A3 para calcular las entradas de SOB-01, cuyo resultado es 10. La práctica contempla movimientos entre las filas 2 y 101; todos los rangos deben tener las mismas filas.

4. Calcula salidas y existencias

En G2, cambia el criterio del tipo a Salida:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D$2:$D$101;Movimientos!$B$2:$B$101;A2;Movimientos!$C$2:$C$101;"Salida")

En H2, calcula el stock:

=D2+F2-G2

Copia G2:H2 a G3:H3. El resultado completo es:

Las cajas quedan en 20 + 30 − 45 = 5 y los sobres en 50 + 10 − 15 = 45. Cada SKU se calcula por separado; sumar todas las cantidades sin condiciones mezclaría productos.

Estas fórmulas no usan la fecha como criterio: suman todos los movimientos dentro del rango, incluidos los que tengan fecha futura. Tampoco cambia el stock al ocultar filas con un filtro. Registra operaciones realizadas para consultar existencias actuales; para un corte por fecha haría falta añadir ese criterio.

5. Muestra un aviso de stock mínimo

En I2, comprueba primero si el stock es negativo y después si está por debajo del mínimo:

=SI(H2<0;"Revisar stock negativo";SI(H2<E2;"Reponer";"Correcto"))

Copia a I3. CAJ-01 muestra Reponer, porque cinco cajas están por debajo del mínimo de diez. SOB-01 muestra Correcto, porque 45 supera el mínimo de 20.

Si el stock y el mínimo son iguales, el aviso es Correcto: la condición utiliza <, no <=. Si quisieras alertar también en igualdad, tendrías que cambiarla a <= de forma consciente. El stock negativo tiene prioridad para no presentar un problema de datos como una reposición normal.

Puedes añadir formato condicional para destacar los avisos. Conserva el texto visible, para que el resultado se entienda sin depender de los colores.

6. Calcula la diferencia hasta el mínimo

Como columna opcional, escribe Hasta mínimo en J1. En J2 utiliza:

=SI(H2<0;"Revisar";MAX(0;E2-H2))

Copia a J3. Para las cajas devuelve 5: es la diferencia entre el mínimo de diez y las cinco disponibles. Para los sobres devuelve cero. Si el stock es negativo, muestra Revisar.

Esta diferencia no es una propuesta automática de compra. No considera pedidos en camino, reservas, consumo futuro, formatos de compra ni plazos de entrega. Sirve para entender cuánto falta para alcanzar el umbral introducido.

7. Ejercicio: registra una reposición

Guarda una copia y añade en Movimientos A6:E6: 03/10/2026, CAJ-01, Entrada, 12 y Reposición de prueba.

Ahora cambia únicamente Movimientos C6 de Entrada a Salida. Es la misma fila; no añadas otra operación.

Para comprobar el límite del aviso, vuelve al ejemplo inicial sin la operación de la fila 6 y cambia Productos E2 de 10 a 5. Con stock de cinco, I2 será Correcto y J2 cero. Restablece diez después.

8. Revisa los datos antes de usar el stock

• SKU desconocido: si escribes un código que no existe en Productos, sus movimientos no aparecen en el resumen. Comprueba la correspondencia entre hojas.
• Códigos duplicados: dos filas con el mismo SKU mostrarán las mismas sumas de movimientos, aunque tengan stocks iniciales distintos. No sumes esos resultados como productos independientes.
• Cantidades negativas: una salida negativa puede aumentar las existencias, porque la fórmula ya resta las salidas. Conserva cantidades positivas.
• Valores como texto: confirma que Cantidad contiene números y que Entrada y Salida no llevan espacios añadidos.
• Filas fuera del rango: si registras una operación después de la fila 101, la práctica no la incluye. Amplía los tres rangos de cada SUMAR.SI.CONJUNTO de forma coherente.

Los avisos del ejercicio solo revisan el stock resultante, no todos los movimientos. Un resultado Correcto no sustituye un recuento físico ni confirma que todas las operaciones estén bien registradas.

9. Utiliza la plantilla de inventario preparada

La plantilla de inventario en Excel gratis incluye Inventario, Movimientos y Guia, con 100 artículos y 2.000 movimientos. Estas son las zonas que puedes editar:

Conserva Inventario F:I y Movimientos F, que contienen cálculos y revisiones. La plantilla también señala SKU repetidos y datos de movimientos que debes corregir.

Una fila con aviso puede seguir afectando a las sumas. La columna Revisión no excluye automáticamente la operación. Corrige los avisos antes de utilizar los totales y revisa esa columna después de pegar datos, porque el pegado puede eludir listas y validaciones.

La plantilla incluye el ejemplo de CAJ-01 con 20 cajas iniciales, 30 de entrada y 45 de salida. Para repetir la reposición, introduce las 12 cajas en Movimientos A4:E4, la primera fila libre de su ejemplo, y comprueba Inventario H2. Esa coordenada es distinta a la fila 6 de esta práctica.

Este archivo no calcula valoración económica, reservas, lotes ni caducidades. En móvil puedes leer la guía, copiar las fórmulas y descargarlo; la edición depende de tu aplicación. La prueba de la versión ampliada en Microsoft Excel de escritorio sigue pendiente.

Documentación de referencia

Microsoft: sintaxis de SUMAR.SI.CONJUNTO · Otro ejemplo con entregas de pedidos

Los ejemplos usan punto y coma como separador. Adáptalo si tu Excel espera comas. SUMAR.SI.CONJUNTO se llama SUMIFS y SI se llama IF en inglés.