Cómo controlar pagos pendientes y vencimientos en Excel

Calcula el importe pendiente después de pagos parciales y crea avisos de vencido, próximo o pagado. Practica con un ejemplo resuelto y descarga un calendario mensual preparado.

Una obligación de 360 € con 120 € pagados todavía tiene 240 € pendientes. Para saber qué debes revisar, necesitas combinar ese saldo con el vencimiento: una factura totalmente pagada no debe seguir apareciendo como vencida.

Crea un libro nuevo y una hoja llamada Practica. Las fórmulas didácticas utilizan datos válidos y tienen controles más sencillos que la plantilla descargable. No sobrescribas las fórmulas del archivo preparado con las de esta lección.

1. Separa vencimiento, importe y pagado

En A1:E1 escribe Vencimiento, Importe, Pagado, Pendiente y Estado. Introduce estos datos en A2:C5 como fechas e importes numéricos:

Los importes son ficticios y están en euros. En H1 escribe Revisión y en H2, la fecha 18/10/2026. En H3, introduce 7 como días de aviso. No escribas las fechas como texto ni mezcles monedas.

Pagado es el acumulado confirmado, no la última transferencia. Para una obligación de 150 con entregas de 50 y 30, el acumulado es 80 y no puede superar el importe total en este modelo.

2. Calcula cuánto queda pendiente

En D2, escribe y copia hasta D5:

=B2-C2

Obtienes 240, 45, 100 y 0. El cero del último caso significa que el importe está cubierto. Una cantidad negativa requiere revisar lo introducido; no debe presentarse como una deuda negativa ni ocultarse con MAX(0;...).

La fórmula de esta práctica supone importes numéricos válidos: total mayor que cero y pagado entre cero y el total. No interpreta un pagado vacío como confirmación de que no has pagado. En tus entradas, escribe un cero explícito cuando corresponda y revisa cualquier celda vacía.

3. Crea los avisos de vencimiento

En E2, escribe y copia hasta E5:

=SI(D2=0;"Pagado";SI(A2<$H$2;"Vencido";SI(A2<=$H$2+$H$3;"Próximo";"Pendiente")))

Las referencias $H$2 y $H$3 permanecen fijas al copiar. La fórmula comprueba primero si queda saldo, después si la fecha ya pasó y por último si está dentro del plazo de aviso.

Con esta regla, un vencimiento del mismo día es Próximo; el día de revisión más siete también está incluido. Si quieres resaltar los vencidos con formato condicional, conserva el texto para no depender solo del color.

La práctica exige fechas válidas y pagos correctos antes de aplicar el aviso. La plantilla descargable añade revisión de identificación, ID duplicado, importes, fecha y configuración; sus fórmulas son distintas.

4. Resume el pendiente y el vencido

En H5, suma todo lo pendiente de la práctica:

=SUMA(D2:D5)

El total es 385 €. En H6, suma solo las filas vencidas:

=SUMAR.SI(E2:E5;"Vencido";D2:D5)

El vencido es 240 €. No confundas esos 385 € de obligaciones pendientes con gastos pagados ni con el saldo que tienes en una cuenta. Filtrar filas no cambia estas fórmulas.

5. Ejercicio resuelto: completa un pago

1. Cambia C2 de 120 a 360. D2 pasa a 0 y E2 a Pagado, aunque el vencimiento sea anterior a la revisión.
2. H5 baja de 385 a 145 € y H6 pasa a 0 €.
3. Restaura C2 a 120 y cambia H2 al 21/10/2026. Los 45 € del día 20 pasan a vencidos: H6 muestra 285 €. La obligación del día 28 entra en Próximo.

Restaura H2 al 18/10 al terminar. Estos cambios comprueban el modelo; en un registro real utiliza siempre los importes y fechas verificados.

6. Utiliza la agenda mensual descargable

El calendario de pagos pendientes incluye Agenda, Pagos y Guia. Hay 200 obligaciones preparadas en Pagos A10:J209. Edita A:F e I; conserva G:H y J. En Agenda, modifica solo B4, B5 y E5.

Su ejemplo añade una obligación de noviembre de 30 € a los cuatro casos de esta práctica. Por eso el resumen de todas las fechas muestra 415 € pendientes, mientras octubre sigue teniendo 385 €. La fecha de revisión determina los avisos; el mes elegido determina el detalle diario.

La tabla diaria agrupa las obligaciones por vencimiento, no por la fecha de sus pagos. No calcula pagos históricos de un mes pasado porque conserva únicamente el pagado acumulado actual. Las filas inválidas se excluyen del resumen y se cuentan como filas a revisar.

Errores y límites que conviene revisar

• Pagado vacío o superior al total: corrige los datos antes de interpretar el pendiente.
• Fechas como texto: comprueba que Excel reconoce la fecha y que la revisión corresponde al día que quieres consultar.
• Duplicados: un ID distinto no demuestra que dos filas sean obligaciones distintas. Contrasta documentos y conceptos.
• Cuotas y recurrencias: registra cada vencimiento concreto con un ID propio. El archivo no genera el siguiente recibo automáticamente.
• Cancelaciones y devoluciones: el modelo no automatiza esos casos. Documenta las correcciones y conserva la referencia anterior.
• Gasto y obligación: evita contar dos veces el mismo importe al pasar del calendario al registro de gastos realizados.

No se realizan pagos, no se calculan impuestos o intereses y no se envían correos ni avisos al teléfono. En móvil puedes leer, copiar fórmulas y descargar; la edición depende de tu aplicación. Los ejemplos usan punto y coma: adapta el separador si tu Excel espera comas.

Para continuar, consulta cómo comparar el presupuesto con los pagos reales o cómo comparar costes equivalentes de suscripciones.

Documentación y comprobaciones

Función SI y condiciones · SUMAR.SI y criterios de suma

Los cálculos del ejemplo y del ejercicio se han contrastado de forma independiente. El archivo descargable se ha recalculado, probado con límites de fecha y datos y revisado renderizado. La prueba en Microsoft Excel de escritorio y la nueva revisión visual de la web en navegador siguen pendientes.