Cómo resaltar fechas vencidas en Excel

Marca pedidos retrasados y próximos vencimientos con dos reglas. Excluye las fechas vacías y los pedidos sin cantidad pendiente.

Una fecha pasada no siempre necesita atención: puede pertenecer a un pedido que ya recibiste. En este ejemplo combinaremos fecha prevista y cantidad pendiente para que el color ayude a localizar lo que sigue abierto.

Prepara una tabla de práctica

Abre una hoja nueva y escribe los encabezados Pedido, Fecha prevista y Pendiente en A1:C1. Introduce estos datos ficticios; la columna «Fila» solo indica dónde escribirlos:

En E2 escribe «Fecha de revisión» y en F2 introduce 07/10/2026. La fecha fija permite repetir el ejercicio con los mismos resultados cualquier día. Deja B5 realmente vacía: no escribas la palabra «Vacía».

Las fechas deben ser valores de fecha de Excel. Para evitar confusiones entre día y mes, puedes introducir B2 como =FECHA(2026;10;6) y F2 como =FECHA(2026;10;7). Aplica después el formato de fecha. Dar formato a un texto no lo convierte por sí solo en fecha.

Regla 1: pedidos vencidos en rojo

1. Selecciona A2:C7, empezando por A2.
2. Abre Inicio → Formato condicional → Nueva regla y elige la opción que permite usar una fórmula para determinar las celdas que se formatean. Los nombres pueden variar según la versión.
3. Introduce esta fórmula y escoge un relleno rojo claro:

=Y(ESNUMERO($B2);$B2>0;ESNUMERO($C2);$C2>0;$B2<$F$2)

Confirma la regla y revisa en Administrar reglas que Se aplica a sea =$A$2:$C$7. En el ejemplo se resalta la fila de P-001: quedan 30 unidades y su entrega estaba prevista para el día anterior a la revisión.

Qué comprueba la fórmula

• ESNUMERO($B2) y $B2>0: evitan tratar una fecha ausente o escrita como texto como un vencimiento válido. Excel guarda las fechas como números; esto no detecta cualquier número introducido por error como fecha.
• ESNUMERO($C2) y $C2>0: exigen una cantidad numérica positiva pendiente. Un pedido cerrado con cero queda fuera.
• $B2<$F$2: la entrega prevista debe ser anterior a la revisión. Una fecha de hoy todavía no se considera vencida.

Los signos $ fijan las columnas B y C, pero dejan cambiar la fila: B2 pasa a B3, B4 y así sucesivamente. $F$2 queda completamente fija. Por eso se colorea toda la fila utilizando siempre su fecha y su pendiente.

Regla 2: próximos siete días en amarillo

Con el mismo rango A2:C7 seleccionado, crea otra regla por fórmula:

=Y(ESNUMERO($B2);$B2>0;ESNUMERO($C2);$C2>0;$B2>=$F$2;$B2<=$F$2+7)

Elige un relleno amarillo suave y usa el mismo rango de aplicación. Esta regla incluye la fecha de revisión y los siete días siguientes. Con revisión el 7 de octubre, llega hasta el 14 inclusive: ocho fechas naturales contando hoy.

Se resaltan P-002 y P-005. P-003 está cerrado, P-004 no tiene fecha y P-006 vence fuera del intervalo. Las dos reglas no se solapan: la roja exige una fecha anterior y la amarilla empieza en la revisión.

Comprueba el resultado sin depender solo del color

Puedes escribir en D1 «Vencido» y en D2 la fórmula de la regla roja. Copia D2 hasta D7. Obtendrás VERDADERO únicamente en P-001. Si la fórmula devuelve VERDADERO pero la fila no cambia de color, revisa el rango y las demás reglas.

El color es una ayuda visual. Conserva fecha y cantidad visibles, y utiliza una columna de estado si necesitas compartir o imprimir el seguimiento. Una regla de formato no modifica datos ni envía notificaciones.

Ejercicio: cambia la fecha de revisión

Cambia F2 a 14/10/2026. Sin modificar los pedidos, indica cuáles deberían aparecer en rojo, en amarillo y sin resaltar.

Usar la fecha actual con HOY

Para un seguimiento diario, sustituye el valor fijo de F2 por:

=HOY()

Las reglas seguirán leyendo la misma celda. HOY devuelve la fecha actual cuando Excel recalcula. Si no se actualiza, revisa que el cálculo del libro esté en modo automático. Con HOY, los colores esperados cambian según el día; conserva la fecha fija mientras practicas.

Aplicarlo a la plantilla de pedidos

La plantilla de seguimiento de pedidos ya muestra días de retraso para líneas abiertas. Este ejercicio se hace en una hoja nueva para aprender la regla sin sustituir sus fórmulas.

Si quieres añadir una regla a una copia de la plantilla, localiza las columnas fecha prevista y cantidad pendiente y adapta las referencias y la primera fila. No pegues $B2 y $C2 sin comprobarlas: las columnas de la plantilla tienen otra distribución. Una cantidad pendiente negativa requiere revisar una recepción, no es un pedido por recibir.

Si una fila no se resalta como esperas

• Se marca la fila de arriba o abajo: la fila de la fórmula debe coincidir con la primera del rango. A2:C7 empieza con referencias de fila 2.
• Solo cambia una celda: comprueba que Se aplica a cubra las tres columnas.
• La fecha parece correcta pero no funciona: prueba =ESNUMERO(B2). FALSO indica que no es un valor numérico de fecha.
• El color no coincide: busca otras reglas que afecten al mismo rango; una regla de mayor prioridad puede imponer otro formato.
• Añadiste otra fila: amplía el rango de aplicación. Este ejemplo cubre únicamente las filas 2 a 7.
• Tu fecha incluye hora: prepara una fecha sin hora para comparar días completos; estas reglas están pensadas para fechas de calendario.

Los ejemplos usan funciones en español y punto y coma. En Excel en inglés, Y es AND, ESNUMERO es ISNUMBER, FECHA es DATE y HOY es TODAY. Adapta el separador si tu configuración utiliza comas.

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Documentación de referencia

Formato condicional en la documentación de Microsoft · Función HOY.