Plantilla de seguimiento de pedidos a proveedores en Excel gratis
Organiza tus pedidos pendientes, registra las entregas de cada artículo y consulta qué cantidades faltan por recibir. Esta plantilla gratuita de Excel calcula las cantidades recibidas, las unidades pendientes y los días de retraso mientras el pedido sigue abierto.
Qué incluye el archivo
Entregas parciales, cantidades pendientes, importe pendiente sin IVA y retrasos de líneas abiertas.
Qué celdas puedes editar
| Hoja | Celdas editables | Qué introducir |
|---|---|---|
| Pedidos | A9:I108 y O9:O108 | Datos del pedido y observaciones. |
| Recepciones | A9:E108 | Una fila por entrega, con ID de recepción único. |
Conserva los cálculos: Pedidos J:N, Recepciones F y los indicadores superiores contienen fórmulas. Conserva también los encabezados.
Ejemplo práctico
Pides 100 cajas a 1,50 €. Recibes 30 y después 40: quedan 30 cajas y 45 € de mercancía pendiente, sin IVA.
Cómo empezar sin los datos de ejemplo
Borra A9:I12 y O9:O12 de Pedidos y A9:E12 de Recepciones para retirar los ejemplos. Guarda una copia antes de borrar datos y revisa la hoja Guia.
Los rangos preparados tienen un límite. Revisa las instrucciones antes de ampliar filas. La comprobación en Excel de escritorio está pendiente.
El archivo es completo y editable. No requiere registro, correo electrónico, suscripción ni macros. Incluye datos ficticios para aprender a utilizarlo y una hoja con instrucciones.
Qué incluye la plantilla
- Pedidos: una fila por artículo de un pedido, con proveedor, unidad, fechas, cantidad y precio unitario.
- Recepciones: un registro de cada entrega, vinculado a la línea del pedido mediante un identificador.
- Guia: instrucciones para borrar los ejemplos, añadir datos y ampliar las tablas.
En la hoja Pedidos, las celdas amarillas contienen datos editables y las grises contienen cálculos. Los indicadores superiores cuentan líneas de artículos, no números de pedido únicos.
Cómo registrar un pedido a proveedor
Antes de introducir tus datos, borra únicamente las celdas de entrada de los ejemplos. La hoja Guia indica los rangos exactos. Conserva los encabezados y las fórmulas.
Asigna un identificador único a cada línea, como L-001. Añade el número de pedido, el proveedor y el artículo. Si un pedido tiene tres artículos, utiliza tres líneas con identificadores diferentes y el mismo número de pedido.
Completa la unidad de medida, la fecha del pedido, la fecha de entrega prevista, la cantidad pedida y el precio unitario. Por ejemplo, si trabajas con cajas, registra también las recepciones en cajas. Mezclar cajas y unidades produciría un saldo incorrecto.
Cómo controlar entregas parciales
Cada vez que llegue mercancía, añade una fila a Recepciones. Indica un ID de recepción único, el ID de la línea del pedido, la fecha y la cantidad recibida.
Si recibes el mismo artículo en varias entregas, repite su ID de línea y utiliza un ID de recepción distinto en cada fila. La plantilla suma las cantidades de esas recepciones.
Ejemplo: pides 100 cajas a 1,50 € cada una. Primero recibes 30 cajas y después 40. La cantidad recibida es 70, quedan 30 y el importe pendiente de recibir es 45 €, sin impuestos ni costes adicionales. El estado será Parcial.
Cuando llegue el resto, registra una nueva recepción de 30 cajas. La cantidad pendiente pasará a cero y el estado será Recibido. No vuelvas a registrar las entregas anteriores.
Cómo consultar pedidos pendientes y retrasados
Usa los filtros de la tabla Pedidos para mostrar las líneas con estado Pendiente o Parcial. Consulta la columna Días de retraso para identificar las que han superado la fecha prevista.
El retraso se calcula respecto a la fecha de revisión, que usa la función de Excel HOY. Una entrega prevista para hoy tiene cero días de retraso. Las líneas recibidas dejan de mostrar este aviso: la plantilla no calcula el retraso histórico de pedidos cerrados.
Qué hacer si aparece un aviso de revisión
Comprueba que has completado los datos obligatorios y que los identificadores de línea son únicos. En Recepciones, revisa los identificadores repetidos, las líneas que no existen y las cantidades que no son positivas.
Si has recibido más de lo pedido, la plantilla muestra un aviso y conserva la cantidad pendiente negativa para que puedas detectar la diferencia. Revisa el pedido o la recepción antes de darlo por terminado.
Preguntas frecuentes
¿Es completamente gratis?
Sí. Puedes descargarla, editarla y utilizar todas sus funciones sin una versión de pago.
¿Puedo añadir más filas?
Incluye 100 filas preparadas en cada tabla. Para ampliarla, inserta filas dentro de la tabla correspondiente y copia las fórmulas, los formatos y las validaciones de una fila existente. Conserva los encabezados. Comprueba una nueva recepción de prueba antes de seguir trabajando.
¿Calcula el IVA o el dinero que debo pagar?
No. El importe pendiente representa la mercancía pendiente de recibir a su precio unitario. No incluye IVA, portes, descuentos ni pagos. No equivale a una deuda con el proveedor.
¿Admite devoluciones o cancelaciones?
Las devoluciones no están incluidas. No introduzcas cantidades negativas para representarlas. Para retirar una línea cancelada, elimina primero sus recepciones y después sus datos del pedido.
¿En qué aplicación puedo usarla?
Está preparada en formato XLSX para Excel. Utiliza funciones habituales y no contiene macros. Antes de distribuirla como recurso público, queda pendiente comprobar su funcionamiento en Excel de escritorio, incluida la ampliación de tablas. No se ha verificado su compatibilidad con Google Sheets ni LibreOffice.
Comprobaciones: revisión estructural del XLSX y pruebas guiadas de algunos cálculos y avisos realizadas por el usuario en Bree XLSX Editor. Los filtros de pedidos se han añadido al archivo. La ejecución en Microsoft Excel sigue pendiente.
Aprende a resaltar fechas vencidas y próximos vencimientos con un ejercicio resuelto.