Cómo comparar presupuesto y gasto real en Excel

Compara lo previsto con lo gastado por categoría, calcula la diferencia en euros y porcentaje y crea avisos cuando superes el presupuesto mensual. Ejemplo resuelto y plantilla del hogar gratis.

Un total mensual puede estar por debajo del presupuesto aunque una categoría ya lo haya superado. En este ejemplo, el hogar dispone de 10 € de margen total, pero lleva 30 € de exceso en alimentación. Vamos a construir el resumen para ver ambas cosas.

Crea un libro nuevo con dos hojas llamadas Practica y Movimientos. Las coordenadas y las fórmulas de esta lección pertenecen a ese libro. La plantilla descargable utiliza otras hojas y ya contiene sus cálculos; no los sobrescribas con estas fórmulas.

1. Separa presupuesto, gasto real y saldo

• Presupuesto: importe que has previsto para una categoría.
• Gasto real: pagos que has registrado para esa categoría durante el mes consultado.
• Margen del presupuesto: presupuesto menos gasto real. Negativo indica exceso.
• Saldo de ingresos y gastos: ingresos menos gastos. Necesita un registro de ingresos, que esta práctica no incluye.

Por tanto, un margen positivo no acredita que tengas ese dinero en el banco ni que lo hayas ahorrado. Solo compara una previsión con los pagos registrados. Los importes de esta guía son ficticios y sirven para aprender las fórmulas.

2. Prepara las categorías y el mes

En Practica A1:F1, escribe Categoría, Presupuesto, Gasto real, Margen, Desviación % y Aviso. Introduce estas entradas en A2:B4 y deja C:F para las fórmulas:

En H1 escribe Mes y en H2 introduce 01/10/2026 como fecha de Excel. Usa el primer día del mes. Escribir solo Octubre como texto no sirve para estos criterios. Aplica formato de moneda a los importes; introduce 700 como número, sin escribir el símbolo € dentro del dato.

Cada categoría debe aparecer una sola vez en A2:A4 y coincidir con la del registro. Para reducir diferencias de escritura, puedes preparar una lista desplegable de categorías.

3. Registra los pagos sin mezclar meses

En Movimientos A1:D1, escribe Fecha, Categoría, Concepto e Importe. Introduce estos datos en A2:D7, con fechas e importes numéricos:

Los dos últimos pagos permiten comprobar el filtro temporal: se conservan en el registro, pero no deben entrar en octubre. Utiliza una fila por pago real, importes positivos y un criterio de fecha coherente. Si contabilizas el pago de una compra con tarjeta, no vuelvas a contarlo al pagar el recibo de esa tarjeta.

4. Calcula el gasto real por categoría

En Practica C2, escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D$2:$D$101;Movimientos!$B$2:$B$101;A2;Movimientos!$A$2:$A$101;">="&$H$2;Movimientos!$A$2:$A$101;"<"&FECHA(AÑO($H$2);MES($H$2)+1;1))

Copia C2 hasta C4. El criterio A2 cambia a A3 y A4; los rangos y H2 quedan fijos por el signo $. La fórmula suma los importes de D cuando la categoría de B coincide y la fecha de A está entre el primer día elegido, incluido, y el primer día del siguiente mes, excluido.

Usar menor que el siguiente mes permite incluir el último día aunque la fecha lleve una hora. FECHA también resuelve el paso de diciembre a enero. No cambies solo el número de mes en un texto ni uses el día 31 como límite para todos los meses. Si necesitas practicar los límites por separado, consulta cómo sumar gastos por mes.

El rango preparado contiene 100 movimientos, filas 2 a 101. Las filas posteriores no se incluyen. Si lo amplías, modifica todos los rangos de la fórmula con el mismo inicio y final.

5. Compara el margen y la desviación porcentual

En D2, calcula el margen disponible de esa categoría:

=B2-C2

Copia hasta D4. En alimentación, 250 − 280 = −30 €: has registrado 30 € más de lo previsto.

En E2, calcula cuánto se desvía el gasto respecto al presupuesto:

=SI(B2=0;"";(C2-B2)/B2)

Copia hasta E4 y aplica el formato Porcentaje. En alimentación obtienes 0,12, que se muestra como 12 % por encima del presupuesto. En transporte obtienes −40 %, porque el gasto está por debajo de la previsión.

Los signos son distintos a propósito: margen negativo y desviación positiva indican exceso. Si el presupuesto es cero, la celda del porcentaje queda vacía porque no existe una base válida para dividir. No interpretes ese vacío como un 0 % ni como ausencia de gasto. El margen en euros y el aviso siguen mostrando la situación.

6. Añade un aviso que puedas leer sin depender del color

En F2, escribe esta fórmula y cópiala hasta F4:

=SI(C2>B2;"Superado";SI(C2=B2;"En el límite";"Dentro del presupuesto"))

Con los datos originales de octubre, el resultado es:

Puedes añadir formato condicional a D2:D4 para resaltar valores menores que cero, pero conserva el texto del aviso. Un importe cero de presupuesto con cero de gasto se considera En el límite en esta fórmula; revisa si la categoría debe estar activa en tu propio modelo.

7. Comprueba el total sin ocultar los excesos

Escribe Total en A6. En B6, suma los presupuestos:

=SUMA(B2:B4)

En C6, suma los gastos reales de las categorías:

=SUMA(C2:C4)

En D6, calcula el margen conjunto:

=B6-C6

El resultado es 1.050 € previstos, 1.040 € gastados y 10 € de margen. Aun así, alimentación figura como Superado. No utilices únicamente la fila total para decidir si todas las categorías están dentro de su previsión.

Este total solo suma las categorías de A2:A4. Un movimiento con una categoría nueva o mal escrita puede quedar fuera aunque su fecha sea correcta. Si añades otra categoría, adapta las fórmulas y la fila de totales, y comprueba el registro completo. La práctica no incorpora una revisión automática de categorías desconocidas ni de duplicados.

8. Ejercicio resuelto: cambia un pago y su presupuesto

Trabaja sobre una copia y realiza los cambios en este orden:

1. Añade en Movimientos A8:D8: 25/10/2026, Alimentación, Compra adicional, 20. Alimentación pasa a 300 €, con margen −50 €, desviación 20 % y aviso Superado. El total gastado pasa a 1.060 € y el margen total a −10 €.
2. Mantén el pago y cambia Practica B3 de 250 a 300. El gasto sigue siendo 300; el margen de alimentación pasa a 0, la desviación a 0 % y el aviso a En el límite. El presupuesto total pasa a 1.100 y su margen a 40 €.
3. Restaura B3 a 250 y elimina el pago de A8:D8 para recuperar el ejemplo inicial.

Cambiar una previsión no elimina el gasto. Si vas a conservar un presupuesto de referencia, guarda una copia antes de modificarlo; esta práctica no mantiene un historial de presupuestos anteriores.

9. Aplica la comparación a la plantilla del hogar

Si prefieres empezar con un archivo preparado, la plantilla gratuita de gastos mensuales del hogar contiene Presupuesto, Gastos, Ingresos, Resumen, Anual y Guia. No tiene las hojas Practica y Movimientos de esta lección.

• En Resumen B2, elige el primer día del mes.
• En Presupuesto A2:B101, introduce categorías únicas e importes previstos. Conserva las fórmulas de C:D.
• En Gastos A2:D2001, registra fecha, categoría, concepto e importe positivo.
• En Ingresos A2:D501, registra los cobros. Conserva las columnas de revisión y Resumen B3:B8.

La plantilla compara presupuesto y gasto por categoría, pero no incluye las columnas adicionales de porcentaje y aviso textual de esta práctica. Su hoja Anual resume ingresos, gastos y saldo; no guarda el presupuesto histórico de cada mes. Cambiar la previsión actual no reconstruye las asignaciones que utilizaste antes.

Corrige los avisos antes de interpretar los resultados. Un gasto con categoría incorrecta puede seguir afectando al total mensual, aunque no coincida con ninguna categoría del presupuesto. Revisa el detalle además del saldo. Consulta en la ficha cómo quitar los ejemplos sin borrar fórmulas.

Errores que conviene revisar

• Fechas como texto o H2 a mitad de mes: los criterios pueden excluir pagos que esperabas sumar. Revisa el tipo de dato y utiliza el primer día.
• Categorías distintas: Alimentación y Supermercado no se agrupan automáticamente. Mantén un catálogo común.
• Importes guardados como texto: un símbolo o un separador pegado de otra aplicación puede impedir la suma. Aprende a limpiar y convertir los datos.
• Pagos repetidos o pendientes: la fórmula no distingue un duplicado de otro gasto válido ni un pago futuro previsto de uno ya realizado. Registra solo lo que corresponde al criterio elegido.
• Devoluciones: no añadas un importe negativo sin definir antes cómo quieres contabilizarlo. El ejemplo y la plantilla descargable indican gastos positivos.

Las fórmulas utilizan punto y coma. Si tu Excel espera comas, adapta los separadores. En inglés, SUMAR.SI.CONJUNTO es SUMIFS, SI es IF, SUMA es SUM y FECHA es DATE. Las funciones se orientan a Excel 2016–2024 y Microsoft 365; los menús y la edición pueden variar en móvil. Puedes leer la guía, copiar fórmulas y descargar desde ambos dispositivos.

Documentación de referencia

Microsoft: sintaxis y criterios de SUMAR.SI.CONJUNTO

Los cálculos del ejemplo y del ejercicio se han contrastado de forma independiente. No se ha ejecutado esta práctica en Microsoft Excel de escritorio ni se ha realizado una nueva revisión visual en navegador.