Cómo cerrar el mes en Excel: revisa gastos, duplicados y saldo

Revisa el control de gastos antes de cerrar el mes: comprueba fechas, categorías, posibles pagos duplicados y el saldo de ingresos menos gastos. Ejemplo práctico y ejercicio resuelto.

Sumar una tabla no confirma que sus datos estén completos. En esta práctica, un pago repetido reduce el saldo en 45 € y una categoría incorrecta puede descolocar el resumen por categorías. Vamos a detectar ambas situaciones y a comprobar qué cambia después de corregirlas.

El cierre de esta guía es una revisión del registro doméstico, no un cierre contable ni una conciliación bancaria automática. Crea un libro nuevo con las hojas Control y Catalogo. Las fórmulas son para este ejercicio; no las pegues sobre los cálculos de la plantilla descargable.

1. Guarda una copia y define el periodo

Conserva una copia fechada del archivo antes de cambiar entradas. Elige qué vas a incluir: por ejemplo, cobros y pagos reales del hogar durante octubre. No mezcles gastos previstos con pagos realizados sin identificarlos.

En Control J1 escribe Mes y en K1 introduce 01/10/2026 como fecha de Excel. El primer día permite calcular el intervalo del mes completo. Comprueba que las fechas y los importes del registro sean números, no textos que solo parecen fechas o cantidades.

Revisa si faltan recibos, pagos en efectivo u operaciones de otras cuentas. Comprobar duplicados no detecta lo que todavía no has registrado.

2. Prepara los movimientos de la práctica

En Catalogo A1, escribe Categoría. En A2:A4, introduce Vivienda, Alimentación y Transporte, una por fila y sin repetirlas.

En Control A1:H1, escribe Fecha, Tipo, Categoría, Concepto, Importe, Referencia, Revisión de categoría y Revisión de referencia. Añade estas entradas en A2:F8; deja G:H para las fórmulas:

Los datos y referencias son ficticios. En el ejercicio sabemos que las filas 4 y 5 representan el mismo pago y que Compras en C6 debería ser Alimentación. En tus datos reales tendrás que contrastarlo con el justificante antes de modificarlo.

Todos los importes se escriben positivos; Tipo distingue Ingreso de Gasto. Una transferencia entre cuentas propias no es automáticamente un ingreso o un gasto del hogar. Define cómo vas a tratarla antes de incluirla en este registro de dos tipos.

3. Comprueba las categorías y los tipos

En Control G2, introduce y copia hasta G8:

=SI(B2="Ingreso";"No aplica";SI(B2<>"Gasto";"Revisar tipo";SI(CONTAR.SI(Catalogo!$A$2:$A$4;C2)=1;"Correcta";"Revisar categoría")))

Para los gastos, CONTAR.SI exige que la categoría aparezca una vez en el catálogo. C6 contiene Compras, que no está en la lista; por eso G6 muestra Revisar categoría. Si el catálogo contiene una categoría duplicada, también se requiere revisión.

La categoría Nómina del ingreso no se compara con las categorías de gasto y muestra No aplica. Un tipo distinto de Ingreso o Gasto muestra Revisar tipo. La fórmula no revisa fecha, importe ni justificante. Aplícala a las filas con datos; una fila completamente vacía daría Revisar tipo.

Las listas desplegables ayudan a mantener los nombres, pero revisa también después de pegar movimientos desde otra aplicación.

4. Señala referencias repetidas sin borrar pagos automáticamente

En H2, escribe y copia hasta H8:

=SI(F2="";"Sin referencia";SI(CONTAR.SI($F$2:$F$101;F2)>1;"Revisar referencia";"Sin repetición de referencia"))

Las filas 4 y 5 comparten SUP-01 y ambas muestran Revisar referencia. El aviso indica que debes comprobarlas, no que debas borrar siempre una fila. Una compra puede estar repartida legítimamente en varias categorías o una fuente puede reutilizar una referencia.

Mismo día e importe no bastan para afirmar que hay un duplicado. Dos billetes de autobús iguales pueden ser dos pagos distintos. Tampoco una referencia diferente garantiza que sean operaciones diferentes: el mismo pago podría haberse importado con identificadores distintos.

El ejemplo supone referencias sin comodines como * o ?. Utiliza identificadores de operación consistentes y contrástalos con fecha, concepto e importe. Si mezclas varias cuentas, evita referencias que colisionen entre ellas. Si no tienes referencia, Sin referencia es una tarea de revisión manual, no una confirmación de duplicado.

La comprobación busca entre las 100 filas preparadas, 2 a 101, incluso si pertenecen a otro mes o están ocultas por un filtro. Puedes filtrar los avisos para revisarlos, pero ocultar una fila no la excluye de las fórmulas.

5. Calcula ingresos, gastos y saldo del mes

En J3:J5, escribe Ingresos, Gastos y Saldo del mes. En K3, suma los ingresos de octubre:

=SUMAR.SI.CONJUNTO($E$2:$E$101;$B$2:$B$101;"Ingreso";$A$2:$A$101;">="&$K$1;$A$2:$A$101;"<"&FECHA(AÑO($K$1);MES($K$1)+1;1))

En K4, suma los gastos del mismo periodo:

=SUMAR.SI.CONJUNTO($E$2:$E$101;$B$2:$B$101;"Gasto";$A$2:$A$101;">="&$K$1;$A$2:$A$101;"<"&FECHA(AÑO($K$1);MES($K$1)+1;1))

En K5, calcula el saldo:

=K3-K4

Los criterios incluyen desde el primer día del mes y excluyen el primero del siguiente; así también admiten horas durante el último día. La compra de noviembre de la fila 8 queda fuera de octubre. Todos los rangos deben ampliarse juntos si superas la fila 101.

Estos totales todavía contienen el pago repetido y el gasto con categoría incorrecta. Las columnas G:H solo señalan revisiones; no excluyen filas. Esto evita presentar un saldo aparentemente correcto por haber ocultado operaciones que aún debes aclarar. Un tipo incorrecto, en cambio, quedará fuera de las sumas por tipo.

6. Ejercicio resuelto: corrige y vuelve a comprobar

1. Contrasta las dos filas SUP-01. Para este ejemplo, se confirma que la fila 5 es una copia. Vacía únicamente A5:H5; no elimines toda la fila de la hoja, porque también contiene el saldo de K5.
2. Los gastos bajan de 828 a 783 € y el saldo sube de 672 a 717 €. La fila 4 deja de tener referencia repetida.
3. Corrige C6 de Compras a Alimentación. G6 pasa a Correcta, pero el total de gastos continúa en 783 €: el pago de 18 ya estaba incluido.
4. Comprueba el reparto final: 700 € de vivienda, 63 € de alimentación y 20 € de transporte. La suma coincide con los 783 € registrados.

No uses Quitar duplicados sobre datos reales sin conservar una copia y elegir bien qué columnas identifican una operación. Si necesitas esa herramienta, consulta cómo eliminar duplicados sin borrar registros distintos.

7. Contrasta el saldo y conserva el cierre

Saldo del mes y saldo de la cuenta no son lo mismo. En el ejemplo corregido, ingresos menos gastos es 717 €. Si hubieras empezado con 200 € y no hubiera ningún otro movimiento, acabarías con 917 €, no con 717 €.

En una situación real, contrasta el mismo periodo y el mismo conjunto de cuentas o efectivo. Revisa transferencias, comisiones, pagos pendientes y operaciones que todavía no has incluido. Este ejercicio no importa extractos ni realiza esa conciliación por ti.

Una vez corregidas las incidencias, guarda una copia fechada y una nota de lo revisado. Conserva el historial; no borres octubre para empezar noviembre. Si aparece un pago tardío, documenta la corrección y vuelve a comprobar el resumen. El procedimiento no bloquea celdas ni impide modificar meses anteriores.

8. Aplica la revisión a la plantilla del hogar

La plantilla gratuita de gastos del hogar utiliza hojas separadas para Gastos e Ingresos. No contiene Control ni el detector de referencias de esta práctica.

• Selecciona el primer día del mes en Resumen B2.
• Revisa categorías e importes previstos en Presupuesto A2:B101.
• Comprueba los pagos en Gastos A2:D2001 y los cobros en Ingresos A2:D501.
• Corrige avisos de las columnas E de ambos registros. Conserva esas fórmulas, Presupuesto C:D y Resumen B3:B8.

La plantilla no detecta automáticamente operaciones duplicadas. Un gasto con categoría no reconocida puede seguir entrando en el total mensual, aunque falte en el desglose. Revisa el registro además de los totales. Los ingresos con avisos no se incorporan de la misma forma: consulta las instrucciones del archivo y corrige las entradas antes de comparar.

Después del cierre, puedes comparar presupuesto y gasto real. Si hay pagos anuales, distingue sus fechas reales del coste mensual equivalente. La hoja Anual conserva el resumen de movimientos por año, pero no guarda presupuestos históricos.

Antes de dar el mes por revisado

• Periodo: fechas válidas, mes correcto y últimos pagos incluidos según tu criterio.
• Entradas: importes numéricos positivos y tipos coherentes; operaciones pendientes o internas identificadas.
• Categorías: ninguna incidencia sin aclarar y desglose contrastado con el registro.
• Repeticiones: cada aviso comprobado con su justificante; ningún borrado automático por coincidencia de importe.
• Saldo: diferencia mensual distinguida del dinero inicial y final de tus cuentas.
• Copia: historial conservado y correcciones documentadas.

Las fórmulas utilizan punto y coma; adapta el separador si tu Excel espera comas. Están orientadas a Excel 2016–2024 y Microsoft 365. Puedes leer, copiar y descargar desde móvil u ordenador; las opciones de edición dependen de la aplicación.

Documentación y límites de la comprobación

Microsoft: SUMAR.SI.CONJUNTO y varios criterios · CONTAR.SI y recuento de coincidencias

Los resultados del ejemplo, las correcciones y el cambio de mes se han contrastado con un cálculo independiente. No se ha ejecutado esta práctica en Excel de escritorio ni se ha realizado una nueva revisión visual en navegador.