Cómo calcular vacaciones y días disponibles en Excel

Calcula días de vacaciones en Excel, separa solicitudes aprobadas y pendientes y consulta el saldo. Ejemplo resuelto y plantilla gratuita de control.

Para llevar un control de vacaciones necesitas un cupo, periodos con fechas y un criterio de cómputo. En esta práctica aprenderás a contar los días de cada solicitud y a descontar únicamente las aprobadas. El cupo y el criterio se introducen como datos: este ejercicio no determina cuántos días le corresponden a una persona.

Crea una hoja nueva llamada Practica. Sus celdas son distintas a las de la plantilla descargable, que tiene fórmulas y controles ya preparados. No pegues estas fórmulas sobre las de la plantilla.

1. Decide qué días vas a contar

Días naturales cuenta todas las fechas del periodo. Días laborables excluye los descansos semanales y los festivos del calendario que utilices. En ambos casos incluimos la fecha inicial y la final.

Trabajaremos con lunes a viernes y descanso sábado y domingo. La función DIAS.LAB utiliza ese patrón. Si necesitas otros descansos, consulta DIAS.LAB y DIAS.LAB.INTL o utiliza la plantilla con su calendario configurable.

El ejemplo usa un cupo ficticio de 22 días y un festivo ficticio el 3 de febrero de 2027. Son datos para practicar, no un cupo ni un festivo oficial. Sustitúyelos por la información que corresponda antes de utilizar el archivo.

2. Prepara dos solicitudes de ejemplo

Escribe los encabezados en A4:F4: ID empleado, Inicio, Fin, Estado, Naturales y Laborables. Introduce estos datos en A5:D6:

Introduce las fechas como fechas reales de Excel, sin hora. Deja E5:F6 para los cálculos. En M1, escribe Festivos y en M2, la fecha 03/02/2027. Deja M3:M10 vacías; ese rango permitirá añadir otros festivos a la práctica.

Los estados serán Pendiente, Aprobada y Cancelada. Puedes crear una lista desplegable para mantenerlos iguales. Usa un ID estable para cada persona: dos empleados con el mismo nombre necesitan identificadores distintos.

3. Calcula los días naturales

En E5, resta las fechas y añade uno:

=C5-B5+1

Copia la fórmula a E6. La primera solicitud devuelve 5 y la segunda 2. Añadimos uno porque el periodo incluye el primer y el último día. Si inicio y fin son la misma fecha, el resultado es uno.

No interpretes el resultado si falta una fecha o el final es anterior al inicio. Esta fórmula básica no valida las entradas: revisa B y C antes de sumar solicitudes. Para entender la diferencia entre duración y conteo inclusivo, consulta calcular días entre dos fechas.

4. Excluye descansos y festivos

En F5, utiliza DIAS.LAB con el rango de festivos:

=DIAS.LAB(B5;C5;$M$2:$M$10)

Copia la fórmula a F6. Del 1 al 5 de febrero hay cinco fechas de lunes a viernes; al excluir el festivo ficticio del día 3, F5 devuelve 4. Del 8 al 9 de febrero devuelve 2.

El rango $M$2:$M$10 queda fijo al copiar. Introduce solo fechas válidas y deja vacías las celdas sin festivo. Si el periodo empieza y termina en un sábado o domingo, el resultado puede ser cero; en días naturales sería uno. No descuentes otra vez esos festivos al calcular el saldo: DIAS.LAB ya los excluye.

Las fórmulas usan punto y coma. Si tu Excel utiliza comas, adapta el separador de argumentos. DIAS.LAB se llama NETWORKDAYS en inglés y SUMAR.SI.CONJUNTO se llama SUMIFS.

5. Separa aprobados, pendientes y saldo

Vamos a usar el criterio Laborables, por lo que sumaremos F5:F6. Crea los encabezados H4:L4: ID empleado, Cupo, Aprobados, Pendientes y Saldo. Escribe EMP-01 en H5 y 22 en I5.

En J5, suma los días de ese ID cuyo estado sea Aprobada:

=SUMAR.SI.CONJUNTO($F$5:$F$6;$A$5:$A$6;H5;$D$5:$D$6;"Aprobada")

En K5, muestra por separado los pendientes:

=SUMAR.SI.CONJUNTO($F$5:$F$6;$A$5:$A$6;H5;$D$5:$D$6;"Pendiente")

Finalmente, en L5, resta aprobados al cupo:

=I5-J5

Los pendientes no descuentan el saldo en este modelo y las solicitudes canceladas tampoco. Aprobados incluye periodos futuros aprobados: representa días reservados, no necesariamente disfrutados.

Si necesitas cómputo natural, cambia el rango de suma de las dos fórmulas de F5:F6 a E5:E6, conservando los rangos de ID y estado. El resultado será cinco aprobados, dos pendientes y saldo de 17. No mezcles un cupo expresado en un criterio con solicitudes contadas en otro.

Los rangos de esta práctica solo cubren dos solicitudes. Si añades más filas, amplía todos los rangos de SUMAR.SI.CONJUNTO de forma coherente. La plantilla descargable ya prepara hasta 200 solicitudes.

6. Ejercicio: aprueba o cancela una solicitud

Guarda una copia y mantén el cómputo laborable. Cambia D6 de Pendiente a Aprobada. Comprueba J5, K5 y L5.

Ahora cambia D6 a Cancelada.

7. Revisa periodos duplicados y solapados

La suma de solicitudes no elimina días repetidos. Si el mismo empleado tiene un periodo del 1 al 5 y otro del 4 al 9, las fechas del 4 y 5 pertenecen a ambos. Sumarlas sin revisar puede descontar dos veces esos días.

Las fórmulas básicas de esta lección no detectan solapes. Comprueba los periodos por empleado antes de utilizar el saldo. No basta con quitar filas idénticas: dos filas distintas también pueden compartir fechas.

La plantilla de control de vacaciones incorpora una revisión para periodos no cancelados del mismo empleado. Si detecta un solape, muestra un aviso y el saldo del empleado pasa a Revisar. El aviso no impide que dos personas distintas tengan vacaciones a la vez ni comprueba el personal necesario.

8. Utiliza la plantilla de control de vacaciones

En la plantilla de vacaciones en Excel gratis puedes introducir hasta 30 empleados, 200 solicitudes y 30 festivos. Estas son sus celdas editables principales:

Comprueba que Configuracion B7 indique OK y corrige los avisos del registro antes de utilizar los saldos. La plantilla cuenta los días desde su hoja Calendario, con los descansos configurados; no utiliza la distribución de celdas de esta práctica.

Su ejemplo inicial reproduce el cupo de 22, los cuatro días aprobados y los dos pendientes de Ana. Con criterio Laborables, cambiar Solicitudes D6 a Aprobada deja seis aprobados y saldo de 16. Guarda una copia antes de probar y restablece el estado al terminar.

Límites y errores que conviene comprobar

• Cupo: introdúcelo tú con el criterio aplicable. El archivo no calcula derechos, prorrateos ni arrastres de años anteriores.
• Año: en la plantilla, cada solicitud debe quedar dentro del año elegido. Divide los periodos que cruzan el 31 de diciembre entre los archivos correspondientes.
• Calendario común: la plantilla usa el mismo patrón de descansos y festivos para todos. No calcula calendarios individuales con turnos rotativos.
• Saldo negativo: indica que los días aprobados superan el cupo introducido. Revisa solicitudes y datos; no ocultes el resultado poniéndolo a cero.
• Medias jornadas: el archivo trabaja con días completos, no con fracciones.

En móvil puedes leer la guía, copiar las fórmulas y descargar el archivo. Los menús, las listas y la edición dependen de la aplicación. La prueba de la plantilla en Microsoft Excel de escritorio sigue pendiente.

Documentación de referencia

Microsoft: función DIAS.LAB · Aprender SUMAR.SI.CONJUNTO con ejemplos